製品情報、技術情報、顧客データなど、印刷業務では機密性の高い情報を扱う機会が多々あります。
情報漏えいは企業の競争力やブランドイメージに深刻なダメージを与えかねません。
そのため、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）のような第三者機関によるセキュリティ認証を取得している業者を選ぶことは、信頼性確保の最重要ポイントです。

料金体系・コストパフォーマンス

印刷業務代行導入の目的の一つにコスト削減があります。
初期費用、月額費用、従量課金など、料金体系が明確で、自社の利用状況に合ったプランが提供されているかを確認しましょう。

単に費用が安いだけでなく、人件費、在庫管理費、物流費、廃棄コストなど、トータルコストで考えた際のコストパフォーマンスを評価することが重要です。
複数の業者から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。

明確な料金プランと内訳
長期的な視点でのコスト削減効果（人件費、在庫費用、物流費、廃棄費用など）
見積もり提示の透明性

納期対応力・緊急時の柔軟性

製品の市場投入や展示会、プロモーション活動にあたり、納期厳守は非常に重要です。
急な増産や仕様変更、緊急時の対応など、予測不能な事態にも柔軟に対応できる体制が整っているかを確認しましょう。

具体的なリードタイム、緊急時の連絡体制、過去の対応実績などをヒアリングすることが有効です。

標準的な納期と、短納期対応の可否
緊急時（急な増刷、仕様変更など）の対応実績と体制
トラブル発生時の対応

サポート体制・担当者との連携のしやすさ

長期的なパートナーシップを築く上で、担当者の専門知識、コミュニケーション能力、レスポンスの速さは非常に重要です。
専任担当者の有無、定期的なミーティングの機会、提案の積極性などを確認しましょう。

スムーズな連携は、業務の効率化だけでなく、品質向上にもつながります。

専任担当者の有無と専門性
コミュニケーションの頻度と質、レスポンスの速さ
トラブル発生時の報告・連絡・相談体制
質の高い提案の実施

印刷業務代行を依頼する流れ

印刷業務代行をスムーズに導入し、最大限の効果を得るためには、適切なステップを踏むことが重要です。

ここでは、依頼から運用開始までの具体的な流れをご紹介します。

ステップ1：自社の印刷業務を棚卸し・整理する

まずは、現在社内で行っている印刷業務全般を洗い出し、現状を正確に把握することから始めます。
どのような種類の印刷物を、どれくらいの頻度で、どれくらいの量作成しているのか、それに伴うコスト、工数、課題などを明確にしましょう。

この棚卸しが、業者選定の基準となります。

現状の印刷物の種類、数量、頻度、コスト
社内での保管状況、発送業務の実態
印刷業務における課題（人手不足、コスト高、納期遅延、品質問題など）
代行業者に求める機能や期待する効果

ステップ2：複数の代行業者に見積もり・提案を依頼する

ステップ1で整理した内容をもとに、複数の印刷業務代行業者に見積もりと提案を依頼します。

この際、費用だけでなく、対応範囲、実績、セキュリティ体制、サポート体制など、前述の「選び方」で挙げたポイントを総合的に評価することが重要です。

複数の業者からの見積もり・提案内容の比較検討
業者へのヒアリング、質疑応答

ステップ3：業者を選定し、契約・業務移管を行う

比較検討の結果、最も自社に合った業者を選定したら、契約を締結します。
契約書の内容（サービスレベルアグリーメント（SLA）、機密保持契約（NDA）、費用、納期、責任範囲など）を十分に確認し、不明な点があれば解消しておきましょう。

その後、既存の印刷データや在庫物の移管、社内関係者への周知など、スムーズな業務移行のための準備を進めます。

契約内容（SLA、NDAなど）の最終確認と締結
既存データの引き渡し、在庫物の移管計画
社内関係部署（営業、生産、経理など）への情報共有と連携体制の構築

印刷業務代行業者の選び方に関するFAQ

Q1．小ロットの印刷物でも依頼できますか？

A1．多くの印刷業務代行業者は、オンデマンド印刷技術の進化により、小ロットからの依頼にも対応しています。

ただし、ロットが小さすぎると単価が高くなる傾向があるため、事前に見積もりを取り、費用対効果を検討することをおすすめします。

Q2．デザイン制作も依頼できますか？

A2．はい、多くの代行業者がデザイン制作サービスも提供しています。

企画段階から相談に乗ってくれる業者も多いため、自社のブランディングや販促戦略に合わせて、デザイン力のある業者を選ぶと良いでしょう。

Q3．費用はどのくらいかかりますか？

A3．費用は、印刷物の種類、数量、用紙、加工、対応業務範囲（デザイン、在庫管理、発送など）によって大きく異なります。

複数の業者から詳細な見積もりを取り、比較検討することが不可欠です。トータルコストで判断しましょう。

Q4．納期はどれくらいかかりますか？

A4．納期も印刷物の内容や数量、業者の稼働状況によって変動します。

一般的な印刷物であれば数日〜数週間が目安ですが、複雑な加工や大量印刷、特殊な用紙を使用する場合はさらに時間がかかることもあります。
緊急時の対応可否も事前に確認しておきましょう。

Q5．既存の印刷物データは引き継げますか？

A5．ほとんどの業者が既存データの引き継ぎに対応しています。

ただし、データ形式やバージョンによっては修正が必要になる場合もありますので、事前にデータの状態を伝え、確認してもらうことをおすすめします。

まとめ

企業にとって印刷物は、製品の顔となるカタログや、安全・品質に関わるマニュアルなど、重要な資産の一つです。
印刷業務を効率化し、本来のコア業務に注力するためには、信頼できる印刷業務代行業者の選定が不可欠です。

この記事でご紹介した「選び方」と「依頼の流れ」を参考に、自社のニーズに最適なパートナーを見つけ、業務効率化とコスト削減を実現してください。

弘久社では、長年の経験と実績で皆様の印刷業務をサポートしております。
企画・デザインから印刷、在庫管理、発送まで、お客様のニーズに合わせた最適なソリューションをご提案いたします。
ぜひ一度、お気軽にご相談ください。

印刷業務代行の選び方とは？依頼の流れもご紹介

印刷業務代行業者の選び方

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